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Kurzantwort: Jede Person mit Pflegegrad oder laufendem Pflegegrad-Antrag hat nach § 7a SGB XI Anspruch auf Pflegeberatung durch die eigene Pflegekasse. Termin in der Regel innerhalb von zwei Wochen. Telefonisch oft schon in 1 bis 2 Tagen. Das Gespräch dauert 60 bis 90 Minuten, die Kosten trägt die Pflegekasse.
- Rechtsgrundlage: § 7a SGB XI, Pflegekasse ist zur Beratung verpflichtet
- Termin-Frist: 2 Wochen nach dem Antrag auf Leistungen, § 7b SGB XI (bei Dringlichkeit: unverzüglich)
- Beratungsformen: Telefon, Vor-Ort, Hausbesuch, Video
- Kosten: trägt die Pflegekasse, für alle Versicherten mit Pflegegrad
Wer hat Anspruch auf den Termin?
Der Anspruch auf Pflegeberatung nach § 7a SGB XI steht allen Versicherten zu, die bereits einen Pflegegrad haben oder einen Pflegegrad-Antrag gestellt haben. Die Pflegekasse ist gesetzlich verpflichtet, das Angebot zu machen. Sie müssen nicht erst aktiv nachfragen.
Wer konkret Anspruch hat
- Personen mit anerkanntem Pflegegrad 1 bis 5 (§ 7a Abs. 1 SGB XI)
- Personen mit laufendem Pflegegrad-Antrag, auch vor der MD-Begutachtung
- Angehörige und Bevollmächtigte nach § 7a SGB XI, wenn sie an der Pflege beteiligt sind und eine Vollmacht vorlegen können
Wann die Beratung besonders wichtig ist
Nach einem Krankenhausaufenthalt, bei Hochstufung des Pflegegrads, beim erstmaligen Bezug von Pflegegeld oder wenn sich die Pflegesituation grundlegend ändert, dann lohnt sich ein Beratungsgespräch besonders. In diesen Fällen muss die Pflegekasse unverzüglich einen Termin anbieten, nicht erst in zwei Wochen.
Tipp für Angehörige: Wenn Sie als pflegender Angehöriger keine Vollmacht haben, lassen Sie sich von der Person, die Sie pflegen, eine schriftliche Bevollmächtigung ausstellen. Dann können Sie die Pflegeberatung auch in deren Namen wahrnehmen.
Termin in 5 Schritten
Schritt 1: Pflegekasse kontaktieren
Die Servicenummer Ihrer Pflegekasse steht auf der Versichertenkarte, rückseits, meist mit 0800-Vorwahl (ohne Gebühr aus deutschen Festnetzen). Alternativ: Viele Kassen haben auf ihrer Website ein Online-Formular für Beratungsanfragen oder eine Callback-Funktion. Der Weg über das Telefon ist in der Regel der schnellste.
Schritt 2: Beratungsform wählen
Teilen Sie der Pflegekasse beim ersten Kontakt mit, welche Form Sie bevorzugen:
- Telefonisch, schnellste Option, 1 bis 2 Tage Wartezeit
- Vor Ort, bei der Pflegekasse in der Geschäftsstelle, 1 bis 2 Wochen
- Hausbesuch, Pflegeberaterin kommt zu Ihnen, 2 bis 4 Wochen
- Video, bei AOK, TK, Barmer und anderen großen Kassen verfügbar, 1 bis 2 Wochen
Schritt 3: Termin innerhalb von 2 Wochen erhalten
Nach einem Antrag auf Leistungen ist die Pflegekasse nach § 7b SGB XI verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen einen Termin anzubieten oder einen Beratungsgutschein auszustellen. Klappt das nicht, etwa weil der einzige Pflegeberater im Urlaub ist, haben Sie das Recht, auf die Fristverletzung hinzuweisen. Bei akuter Pflegebedürftigkeit oder nach Krankenhausaufenthalt muss der Termin unverzüglich angeboten werden.
Schritt 4: Unterlagen vorbereiten
Für ein produktives Gespräch helfen folgende Unterlagen:
- Pflegegrad-Bescheid oder Antragseingangsbestätigung
- Versichertenkarte (für Identitätsprüfung)
- Liste der aktuellen Pflegeleistungen: Was wird schon bezogen? (Pflegegeld, Sachleistungen, Hilfsmittel)
- Konkrete Fragen, vorab aufschreiben, damit nichts vergessen wird
- Vollmacht, wenn Sie als Angehöriger für jemand anderen begleitest
Schritt 5: Beratungsgespräch, 60 bis 90 Minuten
Das Gespräch dauert in der Regel 60 bis 90 Minuten. Die Kosten trägt die Pflegekasse. Auf Wunsch erstellt die Pflegeberaterin oder der Pflegeberater einen individuellen Versorgungsplan, der alle Leistungen und Maßnahmen für die konkrete Pflegesituation auflistet. Diesen Plan können Sie sich aushändigen lassen und als Grundlage für weitere Anträge verwenden.
Wartezeiten bei den großen Pflegekassen
Die folgenden Wartezeiten sind Richtwerte aus Erfahrungswerten, die tatsächliche Verfügbarkeit hängt von der Region, dem Termin-Aufkommen und der Beratungsform ab. Telefonische Termine sind fast immer die schnellste Option.
| Pflegekasse | Telefon | Vor Ort | Hausbesuch | Video |
|---|---|---|---|---|
| AOK | 1 bis 2 Tage | 1 bis 2 Wochen | 2 bis 4 Wochen | 1 bis 2 Wochen |
| TK (Techniker) | 1 bis 2 Tage | 1 bis 2 Wochen | 2 bis 4 Wochen | 1 bis 2 Wochen |
| Barmer | 1 bis 2 Tage | 1 bis 2 Wochen | 2 bis 3 Wochen | 1 bis 2 Wochen |
| DAK | 2 bis 3 Tage | 1 bis 2 Wochen | 2 bis 4 Wochen | 1 bis 2 Wochen |
| IKK | 2 bis 3 Tage | 1 bis 3 Wochen | 3 bis 4 Wochen | je nach Region |
| BKK | 1 bis 3 Tage | 1 bis 3 Wochen | 2 bis 4 Wochen | je nach Kasse |
Alle Angaben sind Richtwerte aus Erfahrungswerten und können regional abweichen. Nach einem Antrag auf Leistungen beträgt die gesetzliche Frist 2 Wochen (§ 7b SGB XI).
Was Sie vorbereiten sollten
Gut vorbereitete Beratungsgespräche dauern kürzer und bringen mehr. Diese vier Punkte sollten Sie vor dem Termin erledigen:
Pflegegrad-Bescheid mitbringen
Das wichtigste Dokument ist der Pflegegrad-Bescheid, das Schreiben, mit dem die Pflegekasse den Pflegegrad zuerkannt hat. Wer noch keinen Pflegegrad hat, aber einen Antrag gestellt hat: die Antragseingangsbestätigung mitbringen. Ohne diese Unterlagen kann die Beraterin nicht in die Akte schauen.
Aktuelle Pflegeleistungen auflisten
Was wird aktuell schon bezogen? Pflegegeld, ambulante Sachleistungen, Kurzzeitpflege, Verhinderungspflege, Pflegehilfsmittel? Eine kurze Liste auf einem Zettel spart im Gespräch Zeit und hilft, Lücken zu erkennen, also Leistungen, die noch nicht beantragt wurden, aber Anspruch bestehen würde.
Konkrete Fragen aufschreiben
Im Gespräch vergisst man leicht die Hälfte. Schreiben Sie sich vorab alle Fragen auf, idealerweise nach Priorität geordnet. Die wichtigsten Fragen finden Sie im Abschnitt „Die wichtigsten Fragen für Ihr Beratungsgespräch“ weiter unten.
Begleitperson nominieren
Sie können eine Vertrauensperson mitbringen, Angehörige, eine enge Freundin oder einen gesetzlichen Betreuer. Bei Video-Terminen können Angehörige aus anderen Städten per Einladungslink zugeschaltet werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn die pflegebedürftige Person selbst nicht gut sprechen kann oder wenn eine zweite Person für die Protokollierung sorgen soll.
Telefon vs. Vor-Ort vs. Hausbesuch vs. Video: was passt für Sie?
Alle vier Formen zahlt die Pflegekasse, und sie sind gleichwertig in Bezug auf die rechtliche Beratungsleistung. Der Unterschied liegt in Verfügbarkeit, Tiefe und persönlichem Komfort.
Telefonisch: für schnelle Antworten
Der Telefon-Termin ist die schnellste Option: oft in 1 bis 2 Werktagen verfügbar, keine Reise nötig, flexibel in der Terminwahl. Gut geeignet für klare Einzelfragen: Wie viel Pflegegeld steht mir zu? Wie kombiniere ich Verhinderungs- und Kurzzeitpflege? Für komplexe Situationen mit vielen offenen Punkten kann ein persönliches Gespräch effektiver sein.
Vor-Ort: bei komplexen Akten und Anträgen
Wenn Sie Antragsformulare direkt ausfüllen, Bescheide prüfen oder Widersprüche vorbereiten möchten, ist der Vor-Ort-Termin überlegen. Die Mitarbeiterin kann direkt in die Akte schauen und Formulare mit Ihnen gemeinsam ausfüllen. Wartezeit: 1 bis 2 Wochen, je nach Geschäftsstelle.
Hausbesuch: bei körperlicher Einschränkung oder Demenz
Wenn Mobilität eingeschränkt ist oder eine Person mit Demenz nicht gut reisen kann, ist der Hausbesuch die richtige Wahl. Die Pflegeberaterin sieht die häusliche Situation vor Ort und kann konkrete Empfehlungen für Wohnraumanpassungen und lokale Pflegeangebote machen. Längste Wartezeit: 2 bis 4 Wochen.
Video: bei langen Anfahrten oder Angehörigen in anderen Städten
Video-Beratung ist praktisch, wenn die Pflegekassen-Geschäftsstelle weit entfernt ist oder wenn Angehörige aus einer anderen Stadt einbezogen werden sollen. AOK, TK und Barmer bieten das flächendeckend an. Der Video-Link kommt per E-Mail, ein aktueller Browser reicht, keine App-Installation nötig.
Die wichtigsten Fragen für Ihr Beratungsgespräch
Diese Fragen lohnen sich fast immer, egal ob erster Kontakt mit der Pflegekasse oder eine Folgeberatung nach Pflegegrad-Hochstufung:
Habe ich Anspruch auf einen höheren Pflegegrad?
Wenn sich die Pflegesituation verschlechtert hat, sollte die Frage einer Höherstufung angesprochen werden. Die Pflegeberaterin kann prüfen, ob die Voraussetzungen für einen Höherstufungsantrag vorliegen, und den Antrag vorbereiten. Mehr dazu im Ratgeber Pflegegrad erhöhen.
Welche Leistungen kombiniere ich optimal?
Viele Berechtigte nutzen nicht alle Leistungen, auf die sie Anspruch hätten. Pflegegeld und ambulante Sachleistungen lassen sich kombinieren (Kombinationsleistung nach § 38 SGB XI). Der Entlastungsbetrag (131 Euro im Monat, § 45b SGB XI) gilt zusätzlich. Die Pflegeberaterin kann eine individuelle Leistungsübersicht erstellen.
Verhinderungs- und Kurzzeitpflege: wie integrieren?
Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege teilen sich seit dem 1. Juli 2025 einen gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro (§ 42a SGB XI), der flexibel für beide Leistungen eingesetzt werden kann. Die Pflegeberatung kann erklären, wie das in der konkreten Situation optimal genutzt werden kann.
Pflegehilfsmittel-Box: habe ich Anspruch?
Versicherte ab Pflegegrad 1 haben Anspruch auf eine monatliche Pflegehilfsmittelbox (bis zu 42 Euro im Monat nach § 40 Abs. 2 SGB XI) mit Verbrauchspflegemitteln. Viele wissen das nicht oder haben nie einen Antrag gestellt. Im Beratungsgespräch direkt erfragen und ggf. Antrag stellen.
Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI: wann fällig?
Wer Pflegegeld bezieht, ist zu regelmäßigen Pflegeberatungseinsätzen durch einen Pflegedienst verpflichtet (§ 37 Abs. 3 SGB XI). Seit 2026 gilt ab Pflegegrad 2 ein Einsatz im Halbjahr; bei Pflegegrad 4 und 5 ist zusätzlich ein Einsatz im Vierteljahr möglich. Im Gespräch klären, ob das korrekt abgerufen wird, Versäumnisse können zur Kürzung des Pflegegeldes führen.
Wenn die Beratung nicht hilft: was dann?
Die Pflegekasse berät zu ihren eigenen Leistungen, das ist ihr gesetzlicher Auftrag. Für eine unabhängige zweite Meinung oder für Fragen, die über die eigene Pflegekasse hinausgehen, gibt es weitere Anlaufstellen:
Pflegestützpunkt: neutrale Beratung
Der Pflegestützpunkt ist kassenneutral und berät zu allen Leistungen des Pflegesystems, unabhängig davon, bei welcher Kasse Sie versichert sind. Das ist ein wichtiger Unterschied: Während die Pflegekasse zu ihren eigenen Leistungen berät, kann der Pflegestützpunkt auch Sozialhilfeleistungen, Wohnberatung, lokale Hilfsangebote und trägerübergreifende Themen ansprechen. Mehr dazu im Ratgeber Pflegestützpunkte finden.
Verbraucherzentralen und Wohlfahrtsverbände
Die Verbraucherzentralen bieten in vielen Bundesländern Pflegeberatung ohne Gebühr an, unabhängig und ohne Interessenkonflikt. Wohlfahrtsverbände wie Caritas, Diakonie, AWO und DRK haben ebenfalls Beratungsstellen, die meist ohne Gebühr zugänglich sind.
Beschwerdeweg bei der Pflegekasse
Wenn Sie mit der Beratung nicht zufrieden sind oder das Gefühl haben, nicht alle Ihnen zustehenden Informationen bekommen zu haben, können Sie formell Beschwerde einlegen. Der Beschwerdeweg ist auf dem Bescheid oder der Website der Pflegekasse beschrieben. In schwerwiegenden Fällen ist auch der Medizinische Dienst (MD) oder das Sozialgericht eine Option.
Häufige Fragen zur Pflegeberatung
Wer hat Anspruch auf Pflegeberatung?
Alle Versicherten mit anerkanntem Pflegegrad sowie alle, die einen Pflegegrad-Antrag gestellt haben. Auch Angehörige nach § 7a SGB XI, mit Vollmacht.
Wie schnell bekomme ich einen Termin?
Telefonisch oft in 1 bis 2 Werktagen. Nach einem Antrag auf Leistungen muss die Pflegekasse innerhalb von zwei Wochen einen Beratungstermin anbieten oder einen Beratungsgutschein ausstellen (§ 7b SGB XI). Bei Dringlichkeit (Krankenhausaufenthalt, akute Verschlechterung) muss der Termin unverzüglich angeboten werden.
Was kostet die Pflegeberatung?
Die Pflegekasse trägt die Kosten, Sie zahlen nichts dazu. Das gilt für alle Beratungsformen (Telefon, Vor-Ort, Hausbesuch, Video).
Kann ich eine Begleitperson mitbringen?
Ja. Bei Vor-Ort-Terminen und Hausbesuchen können Angehörige oder Bevollmächtigte mitgebracht werden. Bei Video-Terminen können Personen per Einladungslink zugeschaltet werden, auch aus anderen Städten.
Was ist der Unterschied zwischen Pflegekasse und Pflegestützpunkt?
Die Pflegekasse berät zu ihren eigenen Leistungen und ist kassenseitig gebunden. Der Pflegestützpunkt ist kassenneutral und berät unabhängig zu allen Leistungen des Pflegesystems, einschließlich Sozialhilfe, Wohnberatung und lokalen Hilfsangeboten.
Zusammenfassung
Die Pflegeberatung nach § 7a SGB XI ist ein unterschätztes Recht, die Kosten trägt die Pflegekasse. Wer einen Pflegegrad hat oder beantragt hat, kann jederzeit einen Termin bei der eigenen Pflegekasse vereinbaren, telefonisch oft in 1 bis 2 Tagen, nach einem Antrag auf Leistungen gilt eine Frist von zwei Wochen (§ 7b SGB XI).
Gut vorbereitet mit Pflegegrad-Bescheid, einer Leistungsübersicht und konkreten Fragen lässt sich in 60 bis 90 Minuten klären, welche Leistungen noch nicht genutzt werden und was sich in der Pflegesituation optimieren lässt. Wer eine unabhängige zweite Meinung möchte: Der Pflegestützpunkt berät kassenneutral und ohne Gebühr.
Quellen und Hinweise
- § 7a SGB XI, Pflegeberatung (Anspruch, auch für Angehörige)
- § 7b SGB XI, Beratungstermin oder Beratungsgutschein binnen zwei Wochen nach Antrag
- § 37 Abs. 3 SGB XI, Beratungseinsätze bei Pflegegeld
- § 38 SGB XI, Kombinationsleistung
- § 40 Abs. 2 SGB XI, Pflegehilfsmittel
- § 7a SGB XI, Gesetzestext
- Bundesministerium für Gesundheit, Pflegeberatung und Pflegestützpunkte
Alle Angaben wurden im April 2026 recherchiert und geprüft. Fristen und Leistungsbeträge können sich durch gesetzliche Änderungen verschieben. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Pflegekasse oder einen Pflegestützpunkt.
